S’organiser pour gagner en sérénité : la matrice d’Eisenhower au service de la formation
Questions : avez-vous parfois l’impression que vous êtes complètement sous l’eau, que vous avez des dizaines de choses à faire pour offrir vos formations (de l’ingénierie, de la création de ressources, de l’évaluation, de la prospection, du marketing, etc.) et que vous ne savez plus par quel bout prendre la chose ? Sentez-vous que parfois, un imprévu qui survient vient remettre en question toute votre organisation et vous fait vous sentir mal à l’aise face à cette nouvelle montagne à déplacer ? Si oui, ce qui suit devrait vous plaire ! Dans cet article, vous trouverez un outil facile à utiliser pour vous organiser, et ce, dans un double objectif : prioriser efficacement vos tâches de conception pour vos formations, mais aussi enseigner cette méthodologie aux groupes que vous accompagnez pour les aider à organiser l’apprentissage. Chouette, non ?
Parce que vous le savez aussi bien que moi : quand on offre des formations, on a beaucoup (beaucoup !) de tâches à faire en même temps. De l’ingénierie, de l’animation, des bilans, de l’évaluation…
Et parfois, ça devient trop, et c’est à ce moment-là que les émotions embarquent : on se sent inefficace, on doute de notre compétence, on réalise les tâches en ayant en tête toutes celles qui sont en attente…
Mais pas de panique ! On va décortiquer tout ça ensemble, et vous allez voir que la solution peut être simple. Si si, promis.
Mais avant tout : la matrice d’Eisenhower, c’est quoi ?
C’est un outil de gestion des tâches et des priorités en fonction de deux critères : leur urgence, et leur importance. Si elle porte ce nom, c’est parce que l’ancien président des États-Unis du même nom l’utilisait, semble-t-il, pour gérer ses responsabilités. Elle s’appuie sur son principe de “ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important” : l’important, c’est ce qui contribue aux objectifs à long terme. L’urgent, c’est ce qui nécessite une action immédiate. En attribuant à chaque tâche un degré d’urgence et un degré d’importance, on peut les prioriser les unes par rapport aux autres et ainsi, savoir par quoi débuter lorsque l’on a de nombreuses tâches à effectuer, mais également savoir quoi déléguer ou quoi abandonner.
La matrice se divise donc en quatre quadrants :
Urgent et important : ce sont les tâches qui à la fois nécessitent une action immédiate et contribuent hautement aux objectifs à long terme. Les problèmes inattendus, les délais imminents, les éléments venant contrecarrer les projets entrent dans ce quadrant, comme par exemple gérer une urgence médicale, ou préparer une présentation pour une réunion importante ayant lieu le lendemain. Les tâches classées dans ce quadrant ne peuvent donc pas être ignorées et doivent être faites immédiatement.
Important mais pas urgent : dans ce quadrant, les tâches sont essentielles pour atteindre les objectifs à long terme, mais ne sont pas soumises à une échéance immédiate (notamment celles qui concernent, donc, la planification ou le développement professionnel). Par exemple, on retrouve dans ce quadrant le travail sur un projet stratégique ou le développement d’une nouvelle compétence. Les tâches classées dans ce quadrant sont à planifier : elles ne nécessitent pas une attention immédiate, mais devraient être traitées avant de devenir urgentes.
Urgent mais pas important : ici, les tâches semblent urgentes, mais ne contribuent pas réellement à l’atteinte des objectifs à long terme. Elles correspondent le plus souvent à des interruptions dans des tâches plus importantes, comme répondre à des courriels qui ne sont pas essentiels ou assister à des réunions sans que cela ne nous apporte grand chose. Les tâches classées dans ce quadrant sont à réduire pour occuper le moins de temps possible ou, si ce n’est pas possible, à déléguer.
Ni urgent ni important : on y regroupe les tâches qui ne contribuent pas aux objectifs à long terme et qui ne sont pas soumises à un court délai, que l’on peut souvent assimiler à des distractions ou des pertes de temps. Par exemple, naviguer sans but précis sur les réseaux sociaux ou participer à des activités sans intérêt. Ces tâches sont à éliminer, ou au moins, si ce n’est pas possible, à minimiser au maximum.
Bien entendu, le classement de ces tâches dépend de la personne et de son contexte : ce qui est important pour moi ne l’est pas nécessairement pour vous, et vice versa. Mais prendre quelques temps pour classer les tâches dans la matrice permet de mieux organiser son temps en déterminant facilement quelles tâches prioriser, quelles tâches déléguer, quelles tâches remettre à plus tard et quelles tâches éliminer.
Prenons un exemple
Raoul (si vous avez lu mon ebook, vous connaissez déjà Raoul !) est un formateur indépendant en informatique. Sa prochaine formation débute dans deux semaines, et la dernière vient de s’achever. Il se trouve donc entre deux projets, et se sent un peu dépassé entre la cloture de la formation précédente et le début de celle qui arrive. Sur son bloc-note, il dresse la liste de tâches à réaliser suivante :
Finaliser le contenu pédagogique de la formation à venir (supports, activités, exercices)
Répondre aux courriels du groupe de la formation qui vient de s’achever, qui lui demandent des précisions
Finaliser le rapport d’évaluation pour la formation qui vient de s’achever, afin de le transmettre au commanditaire qui lui a demandé de l’envoyer le plus rapidement possible
Organiser une réunion avec le commanditaire de la prochaine formation pour discuter de la logistique et pouvoir mettre en place les mesures qui s’imposent
Gérer la comptabilité pour les prochaines déclarations d’impôts
Créer des tableaux Excel avec les données issues des groupes au cas où elles pourraient être utiles à l’avenir.
Raoul trace donc une matrice sur son bloc notes, et place sur les axes les différentes tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.
Raoul sait maintenant comment organiser son temps efficacement :
dès maintenant, il va contacter les commanditaires de la formation qui va débuter dans deux semaines, afin d’organiser cette réunion. Cette réunion pourra ainsi être tenue rapidement, et Raoul pourra se préparer en conséquence pour sa formation. Tout de suite après, il va finaliser le rapport d’évaluation de sa dernière formation et l’envoyer. Ces tâches-là (quadrant urgent et important) seront réalisées dans la journée.
il va ensuite s’attaquer au quadrant urgent mais pas important en décidant quoi faire pour les courriels auxquels il doit répondre. Il doit ici tâcher d’y passer le moins de temps possible, car même s’il est important pour le groupe d’avoir une réponse à ses questions (et il n’est pas question de les ignorer !), cette tâche ne sert pas les objectifs à long terme de Raoul. Il va donc se demander s’il peut les déléguer, et si ce n’est pas possible, les traiter le plus efficacement possible. Il pourrait par exemple faire un courriel groupé, ou répondre à tout le monde en vidéo, selon ce qui est le plus efficace pour lui. Il pourrait, suite à cette expérience, mettre dans sa prochaine liste de tâches “créer un support générique efficace pour répondre à toutes les questions post-formation, réutilisable de formation en formation”.
il va également bloquer dans son agenda une période de travail pour finaliser le contenu de sa formation à venir et pour gérer sa comptabilité (quadrant important mais pas urgent). Le travail pédagogique pourra être planifié dans la semaine, et la comptabilité être planifiée pour le mois prochain.
enfin, il peut abandonner les tableaux Excel, qui lui serviront finalement de façon très hypothétique.
Bien entendu, il est judicieux de refaire une matrice régulièrement. Ce pourrait être une routine d’organisation à chaque début de semaine, ou à chaque début de mois. Des tâches se rajoutent au fur et à mesure, et d’autres changent de statut. Il se pourrait que le mois prochain, Raoul refasse une matrice d’Eisenhower et que la comptabilité, par exemple, soit classée à ce moment-là dans le quadrant urgent et important car la date limite se sera rapprochée. Il fera alors cette tâche en priorité.
Comment la matrice d’Eisenhower peut vous aider
Lorsque l’on donne des formations, on a souvent plusieurs tâches à faire en même temps, et tout peut nous sembler important : d’un côté, on a les groupes qui doivent bénéficier de leur formation, et de l’autre, les tâches administratives ne peuvent pas attendre indéfiniment. Utiliser une telle matrice a donc plusieurs avantages :
planifier efficacement vos séances de formations : en fonction des fluctuations du groupes, des imprévus, des contenus à revoir que vous n’aviez pas prévus… Vous pouvez réélaborer votre scénario pédagogique en priorisant ce qui doit l’être.
gérer les priorités : grâce à la matrice, vous identifiez mieux ce qui ne peut pas attendre, mais aussi, ce qui sert vos objectifs à long terme. Cela vous permet de redonner à chaque tâche sa place, dans une perspective plus large que la formation que vous êtes en train de donner !
améliorer son efficacité : la matrice vous permet d’augmenter votre productivité. Moins de fatigue pour plus de tâches accomplies en moins de temps, c’est un combo gagnant !
accompagner l’organisation de vos groupes : face à certains groupes qui ne savent pas comment gérer leur projet d’apprentissage et prioriser leurs tâches (par exemple, en vue d’une certification), vous pouvez enseigner l’utilisation de la matrice et accompagner sa mise en oeuvre. Voilà une clé à leur donner vers l’autonomie !
Disclaimer toutefois, et il est important : je ne suis pas du tout en train de dire qu’il faut viser la productivité et le rendement à tout prix. Pas du tout. Parce qu’on a le droit d’aler à son rythme, de ne pas viser une efficacité à toute épreuve, de vouloir prendre son temps pour accomplir ses tâches. On a le droit aussi d’avoir notre organisation, celle qui fait ses preuves depuis des années. Ce que je suis en train de dire, en revanche, c’est que si vos tâches s’accumulent et que vous ne savez plus par quel bout les prendre, alors là, oui, la matrice d’Eisenhower peut vous aider. :)
Par où commencer ?
C’est le moment de vous lancer ! Première chose : prenez un papier et un crayon (sur un ordinateur ça marche aussi, hein !). On commence par une bonne vieille to-do list ! Listez toutes les tâches que vous avez à faire, sans en omettre aucune. Même les plus petites, les plus rapides, celles qui vous semblent insignifiantes. Toutes. Par exemple, pour une personne qui donne des formations de manière indépendante, cela pourrait être faire sa déclaration à l’URSSAF, créer l’arborescence d’objectifs de la prochaine formation, rédiger son bilan pédagogique, suivre une formation sur un nouvel outil, traiter les courriels, rédiger la page de vente d’une formation à venir, etc.
Tracez ensuite une matrice. Pas besoin d’être artiste pour ça, juste deux axes qui se croisent suffisent ! Identifiez un des axes comme étant l’axe urgent-pas urgent, et l’autre comme étant l’axe important-pas important. Placez ensuite les tâches dans la matrice, en les positionnant sur les deux axes : demandez-vous d’abord à quel point cette tâche est importante pour vos objectifs à long terme, ce qui vous permettra de la placer sur l’axe d’importance. Demandez-vous ensuite si elle est urgente (y a-t-il une date limite ?), ce qui vous permettra de la placer sur l’axe d’urgence. Réitérez la démarche pour chacune des tâches de votre liste. Les tâches précédemment placées vous serviront également de repère pour placer les suivantes.
Identifiez les quatre quadrants.
Dans votre agenda ou votre planning, placez ensuite les tâches des quadrants urgent et important (vous réaliserez donc ces tâches dès aujourd’hui), dans l’ordre d’urgence, et important mais pas urgent (vous placez donc ces tâches dans les jours à venir). Prenez ensuite un moment pour décider du traitement que vous accorderez aux tâches des deux autres quadrants : les réduire, les déléguer, les abandonner ? Prenez ces décisions en fonction de leur place dans la matrice.
Et c’est tout !
Vous savez tout ! Voilà un outil simple à utiliser dans votre planification, dès que vous sentez que vous ne savez plus exactement quel fil tirer pour vous acquitter d’une montagne de tâches devant vous ! Facile, non ? Le dernier petit secret : pour que cela soit optimal, il faut être honnête avec soi-même lorsque l’on place les tâches sur la matrice, particulièrement lorsqu’on leur attribue un degré d’importance. Et pour cela, il faut être très au clair avec ses objectifs à long terme. (Si ce sujet vous intéresse, restez à l’affût, il se pourrait qu’une formation s’en vienne !)
Et vous, quels sont vos outils d’organisation préférés ?